اجایل | روش مدیریت پروژه چابک چیست و چه زمانی از آن استفاده کنیم

روش مدیریت پروژه اجایل به زبان ساده
اجایل (Agile) نام یک متدولوژی و نیز یک روش مدیریت پروژه است. این روش به‌دلیل ارائه شیوه‌های انعطاف‌پذیر و پویا برای حل چالش‌های مدیریت پروژه محبوبیت بسیار زیادی دارد. با این حال بسیاری از مدیران با این روش مدیریت پروژه و تفاوت آن با دیگر متدها مانند اسکرام آشنایی ندارند. بنابراین در این مطلب از میزیتو با متد اجایل آشنا می‌شویم.
 

اجایل چیست؟
روش کنترل پروژه اجایل روشی است که در آن چرخه عمر پروژه‌های مختلف به اجزایی کوچک‌تر تقسیم می‌شوند تا مدیریت، نظارت و بهینه‌سازی آن‌ها آسان‌تر شود. در این روش به‌جای تاکید بر ارائه محصول پروژه در زمان مقرر، بر ارائه محصول باکیفیت با استفاده از فرآیندهای بهینه‌سازی شده و ارائه ارزش بیشتر تاکید دارد. این روش همچنین بر تعامل نزدیک اعضای تیم‌های کاری با یکدیگر تمرکز دارد. اجایل همچنین انعطاف‌پذیری اعضا برای مواجهه با شرایط متغیر و نیازهای جدید را افزایش می‌دهد.

تفاوت متدولوژی اجایل با روش مدیریت پروژه اجایل
کلمه متدولوژی به شناخت روش‌ها و نیز فلسفه کلی موضوع مورد نظر اشاره دارد. بنابراین منظور از متدولوژی اجایل، رویکردهایی است که انعطاف‌پذیری در مدیریت پروژه را افزایش می‌دهند که از جمله آن‌ها می‌توان به کانبان و اسکرام و ... اشاره کرد.
در مقابل، رویکرد مدیریت پروژه اجایل به کاربرد متدهای بالا در زمینه‌هایی مانند برنامه‌ریزی پروژه، اجرای پروژه و نظارت بر فرآیندها، وظائف و افراد اشاره دارد. بنابراین این رویکرد تضمین می‌کند که تیم‌ها بتوانند از رویکردهای مدیریت پروژه چابک برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده کنند.
 
ارزش‌های اساسی مدیریت پروژه چابک
اولین شیوه‌های مدیریت پروژه اجایل برای توسعه نرم‌افزارها به کار رفتند. به‌همین‌دلیل در زمان تدوین اصول و ارزش‌های این روش، بسیاری از مواقع از کلمه توسعه‌دهنده به‌جای مشتری استفاده شده است. اما نگران نباشید، این اصول هم در توسعه نرم‌افزار و هم در زمان مدیریت هر نوع پروژه دیگر کاربرد دارند.
در ادامه چهار ارزش اساسی مدیریت پروژه چابک را با هم مرور می‌کنیم:
•    اعضای تیم‌ها و ذی‌نفعان، بر فرآیندهای کاری و ابزارها ارجحیت دارند
•    استفاده از نرم‌افزار کارآمد بر اسناد جامع ارجحیت دارد
•    اولویت همکاری با مشتری از مذاکره برای قرارداد پروژه بیشتر است
•    پاسخ به تغییر بر پیروی از برنامه ارجحیت دارد

تفاوت اجایل و اسکرام
اسکرام یکی از رایج‌ترین شیوه‌های مدیریت پروژه چابک است. بر اساس یک نظرسنجی با موضوع متدهای چابک، 72 درصد از پاسخ‌دهندگان، متد اسکرام یا متدی از ترکیب اسکرام با دیگر روش‌ها را انتخاب کرده‌اند. بنابراین همان‌طور که پیشتر گفتیم، متد چابک راهکارهایی را برای اجرای هرچه بهتر متدهایی مانند اسکرام ارائه می‌دهد. بنابراین با آگاهی از اصول و ارزش‌های اجایل، بهتر می‌توانید متدی مانند اسکرام را اجرا کنید. به‌عبارت دیگر اجایل و اسکرام وابستگی‌های زیادی به یکدیگر دارند.
اصول اجایل
روش مدیریت پروژه چابک دارای 12 اصل اساسی است. این اصول در واقع راهکارهایی هستند تا شما بتوانید ارزش‌های اجایل را در سازمان پیاده‌سازی کنید. همواره به این امر نیز توجه داشته باشید که مرکزیت ارزش‌های اجایل، موضوع "مشارکت" است.
 
در ادامه 12 اصل اجایل را با هم مرور می‌کنیم:
•    جلب رضایت مشتری با ارائه زودتر از موعد و مستمر خروجی پروژه
•    از هر نوع تغییر در نیازهای پروژه حتی در مراحل پایانی استقبال کنید
•    ارائه خروجی پروژه به‌طور مداوم
•    انجام پروژه با استفاده از افراد دارای انگیزه بالا
•    انتقال اطلاعات به اعضای تیم و تعامل با آن‌ها به روش تعامل حضوری
•    نرم‌افزار کاربردی را در راس معیارهای پیشرفت قرار دهید
•    با تعالی مداوم، چابکی را افزایش دهید
•    سادگی ضرورت بالایی دارد
•    تیم‌های خودسازماندهنده بهترین تصمیمات را می‌گیرند
•    به‌طور مداوم با ایجاد تنظیمات جدید، اثربخشی را افزایش دهید

مزایای رویکرد مدیریت پروژه اجایل
رویکرد مدیریت پروژه چابک شرایطی را ایجاد می‌کند که مدیران بتوانند محدودیت‌هایی مانند زمان و هزینه را به‌طور مداوم ارزیابی کرده و در صورت نیاز جزئیات را تغییر دهند. برای انجام این موارد نیز مدیران تلاش می‌کنند تا بازخوردها را به‌طور مداوم دریافت و بررسی کرده و از بهترین شیوه‌ها برای افزایش خروجی استفاده کنند.
برخی از مزایای رویکرد مدیریت پروژه چابک را با هم بررسی می‌کنیم:
•    تامین نیازهای خاص و در حال تغییر مشتریان
•    استفاده بهینه از منابع پروژه برای کاهش ضایعات
•    افزایش سازگاری در مقابل تغییرات با افزایش انعطاف‌پذیری در تیم‌های کاری
•    کنترل بهتر فرآیندهای پروژه
•    کاهش زمان تحویل خروجی پروژه
•    تشخیص به‌موقع مشکلات یا عیوب محصول
•    افزایش قابلیت همکاری و دریافت بازخوردها
•    بهبود فرآیندها
•    پیاده‌سازی سریع راه حل‌ها

چه زمانی از رویکرد مدیریت پروژه چابک استفاده کنیم؟
ویژگی‌هایی مانند افزایش انعطاف‌پذیری، سازگاری در برابر تغییرات، تحویل‌های مستمر، ایجاد بازه‌های زمانی کوتاه و نیز تکرار از اجیل یک رویکرد مدیریتی مناسب برای پروژه‌هایی می‌سازد که دارای جزئیات کامل از پیش‌تعیین‌شده در زمینه‌هایی مانند مهلت ارائه خروجی نهایی، منابع موجود، جدول زمانی و محدودیت‌ها نباشند. به‌عبارت دیگر اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که مشتری ممکن است به‌طور مداوم و در هر مرحله، درخواست‌های جدیدی را مطرح کنید، اجایل یک رویکرد مناسب است. در مقابل اگر جزئیات ذکر شده در یک پروژه از ابتدا مشخص هستند، رویکردهایی دیگر مانند Waterfall کاربرد بیشتری دارند.
 
پیاده‌سازی آسان رویکردهای اجایل با استفاده از پلتفرم میزیتو
میزیتو یکی از برترین پلتفرم‌های تحت وب و دارای نرم‌افزار موبایل برای مدیریت پروژه و دورکاری است. این پلتفرم ابزارهای متعددی را برای افزایش قابلیت‌های همکاری و چابک‌سازی فرآیندهای مدیریت و اجرای پروژه ارائه می‌دهد. از سوی دیگر مدیران و اعضای تیم‌های کاری در اکثر متدهای مدیریت پروژه چابک مانند اسکرام می‌توانند از این پلتفرم استفاده کنند. برای مثال امکان ایجاد اسپرینت‌ها در متد اسکرام در میزیتو وجود دارد.

سوالات متداول
اجایل برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟
زمانی که بسیاری از پارامترهای پروژه از ابتدا مشخص نیستند و همواره امکان تغییر پارامترها وجود دارد، می‌توان از روش اجایل استفاده کرد. برای مثال وقتی پروژه دارای یک جدول زمانی نیست و تیم‌ها به انعطاف‌پذیری بالا نیاز دارند، اجایل یک رویکرد ایده‌آل است.
آیا می‌توان از متدولوژی اجایل در ترکیب با روش دیگری استفاده کرد؟
بله، در صورتی که یک تیم بخواهد از برخی از پارامترهای یک رویکرد و برخی از پارامترهای یک رویکرد دیگر استفاده کند می‌توان از رویکردهای ترکیبی استفاده کرد.
چه زمانی نباید از اجایل استفاده کنیم؟
در پروژه‌هایی با بودجه دقیق، جدول زمانی مشخص، پارامترهای از پیش تعیین شده و ... رویکرد اجایل مناسب نیست.